深圳規劃公司如何籌備首屆展會

發布時間:2020-04-02 14:01:00

對于一些有產品的企業來說,參加展會是很平常的事情,但還是有一些人不知道整個過程應該是什么。

對于一些有產品的企業來說,參加展會是很平常的事情,但還是有一些人不知道整個過程應該是什么。

一般情況下,主辦方會在會前一年發布會議相關信息,以便參會人員報名參展。作為參展方,首先要明確本次展會的目的,即提高企業知名度,提升品牌影響力,或者細化到本次展會最終關閉多少訂單,獲得多少潛在客戶,每天至少有多少顧客要關門等。記住做事沒有目的,這只會浪費金錢和時間。

與會領導普遍重視“效果”,其次是成本和高性價比。在展會策劃期間,展會的實際效果暫時無法估計。我們所能做的就是從以往展會的規模、參展商的流量、參觀者的質量以及其他同行的參與度等方面對展會進行綜合評價。在暫時看不到效果的情況下,領導關心的是成本,所以預算的安排是一項非常重要的工作。

一般可分為:展位費(含報名費、場地費、設備租賃費、設計施工費);材料費(含禮品、禮品袋、畫冊、宣傳冊、產品說明書、X展臺、企業宣傳片、產品宣傳片等設計展示費);材料運費(一般為來回材料搬運費)、人工費(部分為兼職等);差旅費(交通、住宿等);其他費用。

在對預算管理有了明確的目的和認識之后,我們就可以得出一套完整的計劃來維護本次展覽的工作。計劃貫穿一切,是一切工作的指導思想。

1、了解展會概況,包括本期展會的所有信息,如什么(什么展會,展會的方向是什么)、何時(時間)、何地(地點)、如何(上期效果、上期相關信息)、為什么(展會目的)

2、參展產品(主要是針對哪些產品推出,這也是企業了解當前市場形勢的需要,從而推出哪些產品值得推出,能夠有良好的銷量。)

3、參展商(知道誰是優秀的參與者)

4、促銷活動、營銷游戲(***、游戲等)

5、日常工作(日常工作流程、展會接待工作步驟、參展商規格、參展注意事項、日常盤點)

(1) 展臺建設:本部分包括初步的展臺設計,了解展會主題,結合主題,結合自身公司和產品特點設計展臺,并進行一些外圍擴展。一般來說,主辦方會在展會的前2-3個月為您分配展位。從設計到施工至少需要一個月。展臺會抓住它,立即與設計師溝通,制作草圖和樣品草稿,并注意組織者的一些預防措施,這些措施是可以做到的,將被罰款。施工中應注意這些問題。一般情況下,展臺包括接待區、產品展示區、倉儲區等,繪制設計草圖后,由施工隊施工。最好找一家專業的公司來幫你處理這個鏈接。畢竟,設計展區的素描、展覽的美感和最后的施工,是一件非常專業和乏味的事情。有了專業人員的工作,效率會更高。在找了他們的建筑材料后,我們會整理出一些報紙材料交給建筑公司。下一步就是等建筑公司做材料,再到外地去施工。整個過程需要控制時間。最好為每個項目預留一些時間來處理緊急情況。

(2) 產品準備:包括產品調試,軟件公司需要搭建網絡,硬件公司專注于展臺區域的布局設計。我們還需要考慮產品的優惠活動,以吸引客人和潛在客戶。

(3) 材料準備

包括物理材料和電子材料。實物材料包括企業畫冊、產品彩頁、環保袋、定制禮品(吸引受眾)、海報、邀請函(紙質和電子)、名片、二維碼貼紙、企業制服等,電子材料一般是企業和產品的宣傳材料(如視頻、PPT、產品安裝包等)。

一系列辦公用品,包括但不限于簽字筆、記號筆、剪刀、刀、紙、卡座、卡盒、***收集表、訂書機(含多盒訂書機)、飲用水(含水杯)、抹布、臺花等。

(4) 人員培訓

所有參展人員在參展前均應參加參展商培訓和產品講解。

(5) 宣傳推廣

1、廣泛推廣:

企業官方平臺(官網、微信、微博、智虎……)

展區廣告(地板廣告、大海報、拱門廣告、刀旗……)

2、定向促銷:銷售客戶邀請函(提前制作邀請函)等。

工期:根據設計草圖和施工圖,檢查施工材料質量是否安全合格,并迅速處理。設備調試,施工中提供的設備必須調試到位,LED屏保證視頻播放正確。

日常工作:制定日常目標,熟悉接待流程。一天結束時,要清點產品數量,檢查是否有損壞。

做好會后總結工作,總結客戶獲取、產品銷售、盈利情況等。


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